Privacybeleid De VertaalSlag BV voor cliënten
Omgang met persoonsgegevens
In de begeleiding die De VertaalSlag biedt, staan mensen centraal. Hiervoor worden persoonsgegevens verwerkt door de medewerkers die begeleiden en die de administratie verzorgen. Bij de start van de begeleiding wordt er een dossier geopend waarin een aantal basisgegevens van je komen te staan, zoals naam, adres, burgerservicenummer, telefoonnummer en mailadres. Er worden formulieren en contracten met je opgesteld waarin je persoonsgegevens komen te staan. Hiervoor teken je een toestemmingsformulier: Toestemming voor de opslag van persoonsgegevens. Er zijn 3 soorten persoonsgegevens: gewone, bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens. Per soort geef je wel of geen toestemming.
Om de begeleiding zo optimaal te laten verlopen, is het van belang dat de persoonsgegevens zo volledig mogelijk geregistreerd zijn. Tevens wordt er met iedere cliënt een begeleidingsplan gemaakt. Ook hierin wordt gebruik gemaakt van persoonsgegevens en worden de persoonlijke doelen verantwoord en geëvalueerd.
Daarnaast wordt er gewerkt aan het creëren van bewustzijn op de werkvloer ten aanzien van zorgvuldige omgang met de gegevens van de cliënten en medewerkers. De VertaalSlag zal voldoen aan de wet -en regelgeving en zal dit toe passen in het werk.
Doel van het verwerken van persoonsgegevens.
De VertaalSlag draagt er zorg voor dat er wordt gecontroleerd dat de persoonsgegevens met een bepaald doel verwerkt worden. De gegevens zullen alleen verwerkt worden, indien deze noodzakelijk zijn om de begeleiding van de cliënt zo optimaal te laten verlopen.
Manier van verwerken van persoonsgegevens.
De VertaalSlag verwerkt de gegevens van cliënten enkel in het elektronisch cliëntendossier van Zilliz. Gedurende de begeleiding en de wettelijke bewaartermijnen na het eindigen van de begeleiding, bewaart De VertaalSlag de noodzakelijke basisgegevens van haar klanten in Zilliz. Meer informatie over de werkwijze van Zilliz, kunt u vinden op: www.zilliz.nl.
Ook worden in Zilliz gegevens verwerkt van derden, zoals betrokkenen en contactpersonen. Ook met deze gegevens (naam, contactgegevens, functie) gaat De VertaalSlag zeer zorgvuldig om.
Verstrekken van gegevens aan derden.
Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om de begeleiding zo optimaal mogelijk uit te kunnen voeren. Hiervoor teken je als cliënt altijd een toestemmingsformulier. Dit kan bij de start van de begeleiding van de partijen waar je veel mee te maken hebt. Maar ook in een later stadium als blijkt dat het handig is dat we contact met iemand hebben. De toestemmingsformulieren staan opgeslagen in je dossier en de toestemming kun je ook later weer intrekken. Toestemming voor contact met je huisarts en de wmo-consulent om af te stemmen rondom het traject wat je bij ons volgt zijn een basis. Zonder die twee formulieren kunnen we geen begeleiding aanbieden.
De VertaalSlag verstrekt de gegevens van de cliënten in geen enkel geval aan derden ten behoeve van commercieel gewin.
Informatiebeveiliging.
De gegevens die worden verwerkt binnen De VertaalSlag zijn gegevens van klanten. Dat betekent dat de risico’s ten aanzien van die gegevens het grootst zijn. De VertaalSlag heeft daarom de beveiliging van de ICT-processen en -systemen en het beschermen van de privacy van haar klanten goed op orde.
Bewaarbeleid.
Gegevens zullen niet langer worden bewaard dan de bewaartermijnen die in de wet, dan wel in het Algemene Wet Persoonsgegevens zijn bepaald. De VertaalSlag zal de persoonsgegevens van de cliënten bewaren voor een duur van 2 jaar, na afronding van de begeleiding.
Inzage, wijzigen, wissen persoonsgegevens.
Cliënten hebben bij De VertaalSlag de mogelijkheid tot inzage van hun dossier. Indien gewenst, kun je een verzoek doen bij je begeleider, die hen de benodigde gegevens verschaft om hun dossier te kunnen inzien.
Klachten of vermoedelijke misstanden ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens binnen De VertaalSlag kunnen worden gemeld bij de begeleiding. Zij zullen het stappenplan wat er is met betrekking tot een datalek volgen. Daarnaast is er een klachtenprocedure die gevolgd kan worden.
Tot slot.
De VertaalSlag behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Deze versie is vastgesteld op 28 oktober 2020.